Fahrtenbücher per Smartphone: Vorsicht vor den Fallstricken

Wer bei Fahrten mit dem Firmenwagen eine Fahrtenbuch-App auf dem Smartphone einsetzt, muss bei der Nutzung einige Dinge beachten, damit das Finanzamt die Aufzeichnungen anerkennt…

Viele Menschen müssen ein Fahrtenbuch führen, um die beruflichen Fahrten mit ihrem PKW von der Steuer absetzen zu können. Die “1-Prozent-Regel”, die früher einmal die geeignete Alternative war, darf nur noch angewendet werden, wenn das Fahrzeug zumindest zu 50 Prozent beruflich genutzt wird. Das Smartphone bietet sich als einfache Lösung an, um Fahrtenbücher zu führen – allerdings sollte man dabei einige Fallstricke kennen.

Das “Radierverbot” gilt auch für digitale Lösungen

Grundsätzlich gestatten Finanzämter es, dass Fahrtenbücher digital geführt werden. Dies bedeutet, das sie auch per Smartphone geführt werden dürfen. Das Problem dabei: Das sogenannte “Radierverbot” hat auch in diesen Fällen Bestand. Jenes sagt aus, dass nachträglich keine Änderungen im Fahrtenbuch vorgenommen werden dürfen. Aus diesem Grund ist der Einsatz einfacher Excel-Tabellen beispielsweise nicht zulässig. Stattdessen müssen Dateiformate genutzt werden, die nachträglich nicht manipuliert werden können. Die einfachste Lösung ist es deshalb, spezielle Apps für das Smartphone zu nutzen, die für das gesetzeskonforme Führen von Fahrtenbüchern ausgelegt wurden. Steuerexperten empfehlen für das Google-Betriebssystem Android beispielsweise “Fahrtenbuch Pro” und für das iPhone-Pendant iOS die Applikation “Driver’s Log“. Einige weitere Fahrtenbuch Apps haben wir bereits hier vorgestellt.

Wie bei der klassischen Variante besteht auch bei digitalen Fahrtenbüchern ein “Radierverbot”.
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An Kompatibilität zu anderen Steuerprogrammen denken

Bei der Wahl der App sollte auch an die Kompatibilität mit anderen Steuerprogrammen gedachte werden. Schließlich sollen die Daten möglichst einfach extrahiert werden, um sie beim Finanzamt einzureichen. Liegen die Daten im passenden Format vor können sie beispielsweise in die Lexware Buchhaltungssoftware importiert und für die Einkommensteuererklärung weiterverwendet werden.

Steuerrechtlichen Bestimmungen beachten

Eigentlich sollen Smartphone-Apps die Arbeit beim Führen eines Fahrtenbuchs erleichtern. Es macht deshalb Sinn, auf solche Anwendungen zu vertrauen, die mit wenigen Klicks ausgefüllt werden können. Ganz aller eigener Aufgaben entbinden können solche Apps allerdings nicht. So sollten die wesentlichen steuerlichen Bestimmungen auch weiterhin Beachtet werden um einzelne Fahrten auch korrekt zuordnen zu können. Viele Fahrtenbuch Apps unterstützen ihre Nutzer allerdings auch hier mit hilfreichen Informationen zum Nachschlagen.

Achtung beim Live-Loggen

Einige Fahrtenbücher-App fürs Smartphone bieten einen besonderen Service: Sie protokollieren die Fahrt live und machen die entsprechenden Eintragungen schon automatisch. Dies hört sich erst einmal verführerisch an. Schließlich müssen nur noch Start und Ende der Fahrt durch einen Klick angeben sowie eine Eintragung über die Art der Tour (beispielsweise “Kundentermin”) gemacht werden. Das entsprechende Protokollieren verbrauch jedoch Datenvolumen, ist dieses aufgebraucht ist eine Protokollieren nicht mehr oder nur noch eingeschränkt möglich. Die Angaben werden stark verzerrt oder setzen ganz aus. Dies ist besonders ärgerlich, wenn es während der Fahrt geschieht. Ein ähnliches Problem droht, bei schlechter Netzabdeckung oder gänzlich fehlendem Mobilfunkempfang. Bei der Wahl der richtigen App sollte also auch auf eine Offline-Funktionalität Wert gelegt werden.

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